認知症カフェ・介護予防教室・施設見学会の集客を効率化！「地域イベント・研修管理機能」

チラシ配り頼みで人が集まらない…認知症カフェや健康講座の集客の悩み

地域共生社会の拠点として、介護事業所が主催する「認知症カフェ」「介護予防・体操教室」「家族介護者向けリフレッシュ講座」、あるいは地域のケアマネジャーを招いた「施設見学・内覧会」「事例検討研修会」などのイベントは、地域連携において非常に重要な役割を持ちます。

しかし、その企画・運営の現場では、以下のような労力と成果のギャップに悩まされています。

• チラシのポスティングや回覧板頼みの非効率な告知： チラシをデザインして印刷し、近隣の掲示板や民生委員、近隣事業所へ配り歩くものの、若い世代や日中働いている家族層には情報が届かず、せっかくの有益な企画に人が集まらないという事態が頻発しています。
• 電話受付や紙の参加者名簿による煩雑な管理： 「電話で申込みを受け付け、手書きで名簿に記入し、定員に達したかどうかを確認する」という手作業の運用により、受付担当者の通常業務が圧迫され、二重予約や記入漏れといったミスが発生しやすくなります。
• 過去の参加者への継続的なアプローチが困難： 一度参加してくれた地域住民やケアマネジャーの名簿が紙のままファイリングされてしまい、次回開催時の案内や個別相談へのフォローアップに活かしきれていません。

魅力的な案内ページの作成から、オンライン申込受付・定員管理まで完結

CARELAYの「地域イベント・研修管理機能」は、告知からオンライン申込み受付、参加者管理までを一気通貫でデジタル化し、スムーズなイベント運営を支援します。

• 入力フォームを埋めるだけで見やすい告知ページが完成： 開催日時、会場（Googleマップ連動）、イベント概要、対象者、定員、参加費などを入力するだけで、スマートフォンでも見やすい綺麗な専用案内ページが即座に生成されます。
• WEB上で24時間参加申込みを受付： 参加希望者はページ内の申込みボタンからいつでも簡単にエントリー可能。電話をかける時間がない日中多忙なケアマネジャーやご家族でも、深夜や休日にスムーズに参加予約ができます。
• 定員数の自動カウントとリアルタイムな受付管理： 設定した定員に達した場合は自動で受付終了となり、キャンセルが発生した際もステータスが自動連動するため、管理画面を見るだけで現在の予約状況が一目で把握できます。
• 地域のカレンダーとポータルに広く露出： CARELAYの地域イベント一覧やトップページに掲載されるため、自事業所のホームページだけでは届かなかった近隣の幅広い住民や他事業所の目に留まります。

告知と受付の工数を半減させ、地域住民やケアマネとの強力なパイプを構築

イベント管理をオンライン化することで、企画本来の目的である「地域とのつながりづくり」に全力を注ぐことができます。

• 告知の手間と印刷コストを大幅削減： 紙のチラシを大量印刷して配布する工数を大幅に減らし、WEBリンクやSNSで手軽にイベントをシェア・拡散できます。
• 受付対応の電話鳴り止みと名簿整理の手間ゼロ： 申込みデータが自動で一覧化されるため、参加者名簿を手作業でまとめる残業がなくなり、当日の受付対応も極めてスムーズになります。
• 将来の利用相談・入所相談につながる強力なパイプづくり： 認知症カフェや体操教室をきっかけに事業所を知った地域住民が、いざ介護が必要になった際に真っ先に自事業所を頼ってくれるという持続的な信頼関係を築けます。

地域共生社会のハブとなる魅力的なイベントづくりをここから始めよう

介護事業所が地域社会の中で存在感を発揮し、選ばれ続けるためには、イベントを通じた継続的なコミュニケーションが欠かせません。管理の煩わしさはシステムに任せて、温かい交流の場づくりに集中しましょう。

CARELAYのイベント作成機能は、すべての事業所様が管理画面からすぐに無料でお使いいただけます。次回の認知症カフェや見学会の告知を、ぜひCARELAYから発信してみてください。